メールでばれる会社のレベル

いまさらなのですがメールをきちんと送っていますか？

たかがメールという意識からかメール対応が出来ていない企業が多く、送られてきたメールを見れば会社のレベルがばれてしまいます。もう一度基本的なところからチェックしていきましょう。

メールの書き出しで名乗りましょう

先日もこんなメールが届きました。

水谷様

資金調達の件ですが銀行の担当者と相談したところ事業計画の修正を行えば新規融資は可能だと返事をいただきました。そこで事業計画の修正について相談にのっていただきたいのですがご都合はいかがでしょうか？

いったい誰が送ってきたのでしょうか？
署名も本文に名前もないし、いったい誰が送ってきたメールなのかよく分かりません。また送信者名も変な名前でした。送り先のアドレスを見てようやく送り主が判明しました。

出すのならこういう書き方がよいでしょう。

水谷様
○○株式会社の△△です。

資金調達の件ですが銀行の担当者と相談したところ事業計画の修正
を行えば新規融資は可能だと返事をいただきました。
そこで事業計画の修正について相談にのっていただきたいのですが
ご都合はいかがでしょうか？
------------------------------------------
○○株式会社　△△　　E-Mail:xxxxx@yyyyy.co.jp

署名がつけてあれば誰が送ったか分かりますが、本文が長いと下の方まで画面をスクロールさせる必要があります。本文の最初に名乗るようにしましょう。

送信者名は日本語で会社名をいれましょう。

スパムメールが毎日大量に届きます。当然、メールを受け取る相手にもたくさんのスパムメールが届いています。ところで、あなたの送信者名はローマ字になっていませんか？

会社で、メールソフトを立ちあげると送信者と件名を見てスパムメールをまず削除、整理をまず行ってから一つずつ内容を見ていきます。つまり送信者名がローマ字で件名に英語が使われているとスパムメールと誤認するおそれがあります。しっかり漢字で送信者名を設定しましょう。 送信者名を漢字にすると字数制限がありますが、なるべく送信者には会社名と名前をいれましょう。

送信者名が「まき子」で、件名が「先日はありがとう」というメールが届いきました。アダルト系のスパムメールだと思い、即座にゴミ箱へ入れましたが、まてまてと思い直し、念のために開けてみると、セミナーに来られた方からのメールでした。こういうまぎらわしい送信者名はやめましょう。

※海外とメールをやりとりする場合は漢字を使うと送信者名が文字化けしてしまいます。その場合は従来のローマ字をお使いください。

ここまでが基本編です。
ここまで大丈夫ですか？では次のメール対応を確認してください。

返事はすぐ返す

多いのが返事を返さない会社です。これがけっこう困ってしまいます。昔は相手のメールアドレスを間違っていてもエラーで返ってきたメールはすぐ目につきました。現在のようにスパムメールがあふれている状況ですと埋没してしまい気がつきません。

またウイルスによるなりすましも多く、自分は送っていないのにたくさんの相手先不明のエラーメールが自分のところへ届きます。これとの区別もつきません。

アウトルック・エクスプレスでは相手が開いたら開封メッセージを返信する設定ができますが、失礼に思う相手もいて使いづらいものです。送り手は確実に届いているかどうか不安に思っています。内容に関する返事は必要ありませんが、例えば「連絡ありがとう」の一言でよいのでメールを返信するのが最近のビジネスマナーです。

メールの返信スピードも速いほどよい

インターネット時代となりサービスで差別化することが重要となってきました。例えばメールの返事の速さも重要なサービスの一つです。

あるネットショップでは銀行などへの振込をネットで確認しており、確認と同時に注文した顧客に「振込ありがとうございます」とメールを送っています。 顧客が銀行で振込し、家へ帰ってパソコンを立ち上げると「ありがとうメール」が届いており、その対応の速さからネットショップのファンになる顧客もあります。

営業社員教育で顧客との電話の受け答えなどのロールプレィングをやっている会社はありますが、メールによる顧客との受け答えの練習をしている会社はほとんどありません。

多くの中小企業をみていますが経営者からメールの返事がすぐ返ってくるような企業はやはり業績が伸びています。これはパソコンの得意、不得意は関係なくやはり経営者の姿勢の問題のようです。

当たり前のメール活用なのですが、できていない会社が多いのが現状です。あなたの会社は大丈夫か、ぜひ再チェックしてみてください。

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