誰も教えてくれなかった中小企業のメール活用術(インプレスR&D)

メールでこんな失敗をした経験がありませんか。

・メールを作成している途中でマウスをクリックし、そのまま送信してしまった。
・メーリングリストへ届いたメールに思わず返信。私信がメーリングリストへ流れてしまった。
・宛先をまちがえ、社内の打ち合わせメールをお客さんに送信してしまった。
・添付ファイルを添付せずに送ってしまった。

メールを誤送信しても、昔なら、「すみません、まちがえて送信してしまったので、さっきのメールは破棄してください」とおわびのメールを送る程度ですみました。いまは個人情報保護法が施行され、個人情報の取り扱いに世間の目が厳しくなっています。大企業や官公庁で誤送信すれば記者会見するのが定番。上司や責任者は緊急対策におわれ、誤送信した人間は、しばらくおちこみます。

なぜメールの失敗が起きるのでしょうか。

誤送信はうっかりミスが原因ですが、そもそも社員にビジネスメールの教育をしていないことに原因があります。大学や専門学校の情報リテラシー教育ではワード、エクセルが中心。就職対策のため講座ではマイクロソフトのマウス検定取得をめざします。会社員の経験がない教員も多く、学内でビジネスメールの教育は行われません。

学校を卒業し、入社式が終わると待っているのが新入社員研修。研修では名刺の渡しかたや電話の取りかたを学びます。先輩が講師役として見本をみせ、新入社員が２人１組となり名刺を渡す練習を行います。最初はぎこちないですが、何回も繰り返すうちに、なんとか形になってきます。やがて先輩に連れられ、実際の取引先での商談。緊張しながら名刺を渡すことに集中するあまり、商談の中身をほとんど覚えておらず、あとで先輩にどやされます。

ファーストコンタクトがメールの時代に

会社への問いあわせや引きあいは電話、ＦＡＸが定番でしたが、いまではメールによるファーストコンタクトが増えています。企業を取り巻く環境が変わりましたが新入社員研修で行われているのは、あいかわらず名刺の渡しかたや電話の取りかたが中心で、メールに関する研修は行われません。学校でも会社でも教育を受けていない結果、社員はお客さんや取引先に我流のメールを送ることになります。

中小企業だけでなく大企業でも話は同じです。実際、ある大手企業に取引先からクレームの電話がはいりました。社員が取引先にメールを送りましたが、冒頭で自分が誰か名のらずに本文だけのメールを送ってしまいました。取引先から「おたくは、社員にどんな教育をしているのだ！」というお叱りの電話。長年、取引している先なので、社員教育や再発防止の意味を含めて連絡してもらえたようです。わざわざ教えてもらえる取引先は珍しく、ふつうは社員の情報リテラシーが低い会社だと思われ、連絡もなしに信用だけを失っていきます。この大手企業からメール研修の依頼があり、どんな経緯があったのかをうかがいました。

なかには取引先の社長にタメ口メールを送って、叱られる新入社員も出るしまつ。学生時代、ソーシャルメディアでの短いメッセ―ジのやりとりに慣れており、長いメールを出す習慣がありませんでした。

新入社員だけではありません。ベテラン社員もメール研修を受けたことがなく我流でメールを取引先に送っています。メールをよく確認せず送ってしまうなど、新入社員と同様に、いろいろとトラブルになりますが、ベテランになるほど決裁権限があがりますのでトラブルの影響が大きくなります。

建設工事の入札で、ある業者が自社の入札価格だけでなく、別の業者の内訳書まで添付して役所へメールを送ってしまいました。もちろん談合がばれ、内訳書に載っていた業者は皆、指名停止処分をうけたことはいうまでもありません。

メール作法について教育をしましょう

メールは手紙のように体系的な作法が決まっているわけではありませんが、多くのビジネスパーソンがまとめあげてきた作法があります。お客さんや取引先に我流メールを出すのではなくビジネスメールの作法を学んで送るようにしましょう。ビジネスメールを集合研修で行うのは大変です。ぜひこの本をテキストとして学んでください。

電子書籍ですのでkindleなどでぜひお読みください。やはり紙がよいという方向けには印刷してお届するオンデマンド (ペーパーバック)版もありますが、若干、高くなっております。

誰も教えてくれなかった中小企業のメール活用術　目次

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メール研修を行っています

メール作法に関する研修も行っております。日程や予算などご相談ください。
お問い合わせは→info@mizutani-its.com　水谷IT支援事務所へ

◆「メールでばれる会社のレベル」
メールの最初で名乗っていますか、署名をつけ分かりやすい件名をつけていますか。大企業から届くメールでもこんなメールを出したらあかんやろうとツッコミをいれたくなるメールがあります。ある企業では営業がマナー違反のメールを出してしまい取引先からクレームが入ってしまいました。営業研修で電話レッスンはしますがメールレッスンをしている会社はほとんどない中、お客さんの多くはメールでファーストコンタクトを取る時代。携帯メールの延長で要領をえないメールを出していては受注を逃すだけ。ビジネスツールとして欠かせないメール・コミュニケーションをもう一度、足元から見直しましょう。